Résiliation d’un mandat de gestion : Conseils et modèle de lettre

La gestion locative immobilière est une responsabilité importante pour les propriétaires, qu’ils soient novices ou expérimentés. Elle implique la prise en charge de nombreuses tâches complexes, de la recherche de locataires à la perception des loyers en passant par l’entretien du bien. Cependant, il peut arriver que les propriétaires souhaitent mettre fin à un contrat existant. Dans cet article, nous examinerons en détail le processus de résiliation d’un mandat de gestion locative. Nous aborderons les étapes clés à suivre, les raisons courantes de résiliation, les conséquences pour toutes les parties impliquées, ainsi que les options disponibles pour gérer votre bien par la suite. Que vous soyez sur le point de résilier un contrat existant ou que vous envisagiez de le faire à l’avenir, ce guide vous fournira des informations essentielles pour prendre des décisions avisées en matière de gestion immobilière.

 

 

Qu’est-ce qu’un mandat de gestion locative ?

Le mandat de gestion locative, souvent simplement appelé « mandat de gestion », est un accord ayant une valeur juridique, conclu entre un propriétaire (ou bailleur) et un gestionnaire immobilier (ou administrateur de biens). Il confère à ce dernier la responsabilité de gérer et d’administrer une ou plusieurs propriétés immobilières au nom du bailleur. Il peut s’agir d’appartements, de maisons, de locaux commerciaux ou d’autres biens immobiliers.

Le mandat de gestion locative définit les modalités et les conditions de cette relation professionnelle, et doit mentionner les éléments suivants :

• la durée du contrat (généralement d’un an),
• les conditions de renouvellement (généralement renouvelable par tacite reconduction),
• les honoraires versés (calculé en pourcentage du loyer ou sous la forme d’un montant fixe),
• les obligations spécifiques de chaque partie,
• les motifs légaux et les modalités de résiliation (délai de préavis et frais éventuels).

En substance, le mandat de gestion locative formalise la délégation de pouvoirs du mandant au mandataire, qui agira en son nom pour gérer la propriété, y compris la recherche de locataires, la collecte des loyers, la prise en charge des réparations et la présentation de rapports réguliers sur le travail effectué.

 

Les responsabilités du gestionnaire immobilier

Dans le cadre d’un mandat de gestion locative, le mandataire a des responsabilités à assumer.

• Assure un rôle de représentation : Le mandataire agit au nom du propriétaire. Il est donc autorisé à prendre des décisions et à signer en son nom concernant l’administration de la propriété.
• Recherche de locataires : Il est chargé de rechercher activement des locataires pour la propriété, notamment en mettant en place des annonces et en effectuant des visites. Il a l’obligation de vérifier leurs antécédents et de constituer un dossier de location.
• Collecte des loyers : Il est habilité à collecter les loyers auprès des locataires et à s’assurer que les paiements sont effectués conformément aux termes du contrat de location.
• Prise en charge des réparations : Il coordonne les réparations et l’entretien de la propriété, en veillant à ce que celle-ci soit en bon état pour les locataires. De plus, il doit veiller à ce que les travaux d’entretien courant à la charge des occupants soient bien effectués par ces derniers.
• Tenue des registres financiers : Il est responsable de la tenue de registres financiers, notamment des comptes rendus des transactions liées à la gestion de la propriété (loyers, dépense, frais, etc.).
• Communication avec les locataires : Il peut communiquer avec les locataires au nom du propriétaire pour résoudre des problèmes, répondre à des questions et traiter des questions administratives.
• Respect des obligations légales : Il doit respecter les lois et réglementations en vigueur en matière de gestion locative, notamment en ce qui concerne les droits des locataires et les obligations du bailleur. Par exemple, il fait réaliser les diagnostics techniques et respecte la loi concernant l’encadrement des loyers.
• Communication avec le propriétaire : Il est tenu d’informer régulièrement celui-ci de l’état des lieux de la propriété, des mouvements financiers, des réparations nécessaires et de tout autre élément pertinent.
• Comptabilité transparente : Il doit fournir au moins une fois par an des relevés comptables transparents, détaillant les dépenses, les revenus et les frais de gestion.

 

Les raisons de résilier un mandat de gestion locative

Il existe plusieurs circonstances qui peuvent amener un propriétaire à résilier son mandat de gestion locative.

Le contrat arrive à échéance

Selon la loi Châtel datant de 2008 (Article L 215-1 du Code de la consommation), le mandataire est tenu de prévenir par e-mail ou par courrier le mandant entre un et trois mois avant la date d’échéance, en fonction du délai de préavis.

Dans le cas contraire, le propriétaire peut résilier à tout moment son contrat gratuitement et sans pénalités.

En respectant le délai de préavis, celui-ci peut, s’il le souhaite, mettre fin au contrat par courrier recommandé avec accusé de réception.

Le gestionnaire a commis une faute

Si le mandataire ne remplit pas ses obligations, alors le mandant peut réclamer la résiliation du mandat de gestion. En revanche, cela demande souvent d’engager des procédures judiciaires. Il faut donc constituer un dossier solide, avec toutes les preuves de manquements de l’administrateur relativement à ses responsabilités. Comme nous l’avons vu précédemment, cela peut être l’absence de rapports de gestion, un comptabilité peu claire, des dossiers de locataires incomplets, etc.

Les cas de résiliation automatique

La résiliation du mandat de gestion locative est automatique dans les cas suivants :

• La vente du bien,
• Le décès du propriétaire.

 

Les étapes à suivre pour résilier un mandat de gestion locative

La résiliation d’un contrat de gestion peut sembler complexe, mais en suivant ces étapes méthodiquement, vous pouvez vous assurer que le processus se déroule en douceur et conformément aux termes de l’accord.

Étape 1 : Examiner le contrat de gestion locative

La première étape consiste à passer en revue attentivement tous les articles de l’accord. En effet, ce document contient notamment les clauses concernant la résiliation. Assurez-vous de noter les éléments suivants :

• La durée du contrat : Identifiez la date d’échéance, car vous devrez généralement respecter ce terme pour pouvoir résilier sans motif particulier.
• Le délai de préavis : Déterminez la période de préavis requise. Elle doit être spécifiée dans le contrat. Généralement, elle est de trois à six mois avant la date anniversaire.
• Les motifs : Informez-vous sur les motifs de résiliation.
• Les conditions : Examinez les clauses relatives au déroulement de la procédure (frais, etc.).

Étape 2 : Communiquer

Une fois que vous avez bien compris les termes de votre contrat, il est temps de dialoguer avec l’administrateur de vos biens, notamment en cas de litige.

Voici ce que vous pourriez faire :

• Planifiez une réunion : Contactez l’agence immobilière pour organiser une réunion en personne ou virtuelle afin de discuter de vos intentions de résilier le contrat.
• Exprimez vos préoccupations : Soyez honnête et précis sur les raisons de votre décision de résilier. Discutez des problèmes rencontrés et de la manière dont vous souhaitez procéder.
• Préférez une solution amiable : Explorez des solutions amiables, telles que le recours à un médiateur.

Étape 3 : Rédaction de la lettre de résiliation

Une fois la discussion passée et si vous avez décidé de poursuivre la procédure, alors la rédaction d’un courrier formel est nécessaire. Voici un modèle de lettre de résiliation d’un mandat de gestion pour vous guider :

Modèle de lettre de résiliation d’un mandat de gestion

[Nom, Prénom du propriétaire]

[Adresse]

[Numéro de téléphone]

[Adresse e-mail]

[Nom, Prénom du mandataire/Nom de l’agence]

[Adresse]

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : Lettre de résiliation de mandat de gestion n° [référence du mandat]

Madame, Monsieur,

1ère possibilité

Le [date de la signature du mandat], j’ai accordé à votre [agence immobilière, administrateur de biens, étude notariale] un mandat de gestion concernant la location de mon bien immobilier situé au [adresse complète du bien]. Le mandat arrivant à son terme le [date d’échéance du mandat], je souhaite résilier ce mandat conformément aux termes du contrat.

Je vous informe de mon intention de résilier ce mandat de gestion sous respect du délai de préavis prévu au contrat, soit [durée du délai de préavis].

2^ème possibilité

N’ayant pas reçu de notification de votre part concernant mon droit à ne pas renouveler le mandat et selon l’Article L. 136-1. du Code de la Consommation (loi Châtel de 2005), je vous demande la résiliation du mandat de gestion locative, avec effet immédiat.

3^ème possibilité

Après avoir constaté des manquements et des fautes manifestes (lister les faits reprochés) je vous informe de mon souhait de résilier immédiatement ce mandat de gestion.

En conséquence, à compter de la réception de la présente lettre, je reprendrai de manière intégrale la gestion de mon bien immobilier.

Je vous prie de bien vouloir préparer le solde de tout compte et de me transmettre tous les documents nécessaires à la reprise de gestion de mon bien, y compris le dossier du locataire actuel, la copie du bail ainsi que le dépôt de garantie qu’il a versé.

Je vous remercie par avance pour votre coopération et vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

Signature

Fait à [ville], le [date]

 

Étape 4 : Envoi et suivi de la lettre de résiliation

Une fois la lettre de résiliation rédigée, assurez-vous de l’envoyer au mandataire par courrier recommandé avec accusé de réception ou par tout autre moyen spécifié dans le contrat. Assurez-vous de suivre le processus scrupuleusement :

• Conservez une copie : Gardez une copie de la lettre de résiliation et de toute correspondance ultérieure avec votre interlocuteur, ainsi que les preuves d’envoi et de réception.
• Collectez les documents : Préparez-vous à prendre en charge la gestion de la propriété, à collecter tous les documents auprès du mandataire (contrats de bail, dossiers des locataires, factures des travaux, etc.).

 

Les conséquences de la résiliation d’un mandat de gestion locative

Cette procédure a des conséquences pour toutes les parties impliquées.

Pour le mandataire

Lorsqu’un mandat de gestion locative est résilié, le mandataire, c’est-à-dire le gestionnaire immobilier, doit effectuer le transfert des responsabilités au propriétaire ou à un nouvel administrateur. Cela implique de mettre à jour les dossiers, de remettre les clés et tous les documents en sa possession.

Pour le propriétaire

En résiliant le mandat, il reprend le contrôle de sa propriété. Cela signifie qu’il devra prendre en charge des responsabilités telles que la recherche de locataires, la collecte des loyers, la gestion des réparations et la comptabilité.

Pour le locataire

Le propriétaire doit informer le locataire du changement d’interlocuteur et lui communiquer les coordonnées de son nouveau mandataire, ou les siennes, s’il souhaite gérer lui-même son bien.

Il faut savoir que ce processus n’affecte pas le contrat de location entre le locataire et le bailleur. Ainsi, les conditions de location restent en vigueur. Autrement dit, le locataire continue de jouir des mêmes droits et obligations qu’auparavant.

 

Trouver un nouveau gestionnaire immobilier ou gérer soi-même

Lorsque vous décidez de résilier un mandat de gestion locative, l’une des décisions importantes qui se présentent à vous est de déterminer qui prendra en charge l’administration de vos biens immobiliers à l’avenir.

Les options après avoir résilié

Après avoir mis fin à cet engagement, vous avez essentiellement deux options pour gérer votre propriété :

• Gérer la propriété vous-même : Si vous vous sentez capable de gérer la propriété par vous-même, cette option peut vous permettre de réaliser des économies sur les frais de gestion. Cependant, cela signifie aussi que vous devrez assumer l’ensemble des responsabilités liées à la gestion locative, y compris la recherche de locataires, la collecte des loyers, la prise en charge des réparations et le suivi administratif.
• Engager un nouvel administrateur : Cette option présente l’avantage de déléguer la plupart des tâches, ce qui peut vous soulager de nombreuses responsabilités. Cependant, il est essentiel de sélectionner soigneusement un professionnel de confiance pour garantir une gestion efficace et transparente.

Le processus de sélection d’un nouveau gestionnaire immobilier

Si vous choisissez d’engager une nouvelle agence immobilière, voici les étapes à suivre pour sélectionner le professionnel le mieux adapté à vos besoins :

• Faites des recherches : Commencez par rechercher plusieurs gestionnaires immobiliers. Utilisez l’annuaire des professionnels de l’immobilier, des avis en ligne et des recommandations de votre réseau pour établir une liste de candidats potentiels.
• Rencontrez-les : Rencontrez les gestionnaires potentiels pour discuter de vos besoins, de leurs services et de leurs honoraires. Posez des questions sur leur expérience, leurs références et leur compréhension de la réglementation en vigueur.
• Demandez des contrats : Pour chacun, demandez un contrat détaillé qui précise les termes et conditions de l’accord, y compris les honoraires, les responsabilités et les modalités de résiliation.
• Communiquez : Communiquez régulièrement avec votre nouvel administrateur. Assurez-vous que la gestion se déroule conformément à vos attentes et que les locataires sont satisfaits.

Le choix entre la gestion par vous-même et l’engagement d’un nouvel administrateur dépendra de vos préférences personnelles, de votre disponibilité et de vos compétences en gestion. Quelle que soit votre décision, il est essentiel de prendre le temps de sélectionner la meilleure option pour gérer vos biens immobiliers à long terme.

 

Récapitulatif des points clés sur la résiliation d’un mandat de gestion locative

Avant de conclure notre guide, voici les points clés à retenir :

• Le mandat de gestion locative : Il consiste à déléguer au mandataire les responsabilités incombant à un bailleur : recherche de locataires, étude des dossiers, perception des loyers et des dépôts de garantie, etc.
• Les raisons de résilier : Les motifs les plus courants sont la résiliation à échéance, pour faute ou à cause de la vente du bien.
• Les étapes à suivre pour résilier : Elles consistent à étudier les clauses de l’accord, communiquer avec le mandataire, rédiger la lettre de résiliation et préparer la suite.
• Les conséquences de la résiliation : La résiliation a des conséquences pour le mandataire, le propriétaire et le locataire.
• Trouver un nouveau mandataire ou gérer soi-même : Après la résiliation, vous avez le choix entre gérer la propriété vous-même ou engager un nouveau gestionnaire immobilier, chaque option ayant ses avantages et ses inconvénients.

 

Conclusion

Être bailleur peut être une entreprise gratifiante, mais elle peut également présenter des défis. Avec les étapes à suivre pour résilier un mandat, les raisons courantes de résiliation, les conséquences possibles et les options qui s’offrent à vous pour gérer vos biens immobiliers, vous êtes mieux préparé pour engager cette procédure. Quelle que soit la décision que vous prenez, nous vous encourageons à agir conformément aux termes de votre contrat et à rechercher des professionnels qualifiés pour vous accompagner dans ce processus. La résiliation d’un mandat de gestion locative peut être une étape importante pour atteindre vos objectifs immobiliers, et avec les bonnes informations, vous pouvez le faire en toute confiance. Avec ce guide, nous espérons vous avoir fourni des informations suffisantes pour vous aider à naviguer dans ce processus parfois complexe qu’est la résiliation d’un mandat de gestion locative.