L’état des lieux représente un moment crucial dans tout processus de location d’un bien immobilier. Que vous soyez locataire cherchant à protéger votre dépôt de garantie, ou propriétaire/bailleur soucieux de préserver la valeur de votre bien, bien se préparer est essentiel. Cet article vise à vous fournir un guide complet sur la manière de réaliser efficacement cette inspection, en vous donnant des conseils pratiques et des recommandations claires pour dresser un inventaire détaillé. Vous découvrirez les différentes étapes à suivre, les aspects juridiques à prendre en compte, les bonnes pratiques pour documenter les détails importants, et les moyens de gérer les éventuels désaccords ou litiges. Que vous soyez novice dans le domaine, un locataire habitué des déménagements ou un bailleur depuis de longues années, nous espérons que cet article vous apportera tous les renseignements utiles pour vous préparer de manière optimale à cette étape clé.
Table des matières
Définition et objectif de l’état des lieux
C’est une opération consistant à dresser un inventaire détaillé d’un logement ou d’un local avant la remise des clés au locataire, ainsi qu’au moment de la restitution du bien à la fin du bail. Son objectif principal est de dresser l’inventaire complet du bien loué afin d’éviter les litiges ultérieurs concernant les éventuels dommages ou défauts.
En effet, en cas d’absence d’état des lieux, il est supposé que le bien a été délivré en bon état de réparations locatives. Dans ce cas, l’occupant doit le restituer comme tel, à moins d’apporter la preuve que ce n’était pas le cas. Cependant, si cette absence est du fait du propriétaire, alors celui-ci n’a aucun moyen d’imputer au preneur les dégradations qu’il constatera au départ de celui-ci, sauf s’il arrive à prouver le contraire.
Comme on le voit, il permet ainsi de protéger à la fois le propriétaire et le locataire en établissant une référence commune. Ainsi, il facilite la restitution de la caution, dans un délai d’un mois suivant le départ du locataire, qui a alors remis ses clefs au bailleur.
Qui doit être présent lors de l’état des lieux ?
En principe, les deux parties doivent êtres présentes ou doivent se faire représenter le cas échéant. Par exemple, un agent immobilier peut être mandaté pour réaliser l’état des lieux au nom du propriétaire et un tiers peut représenter le locataire pour inspecter minutieusement le bien et signaler tout problème ou dommage existant. Lorsqu’il ne peut pas être fait de façon contradictoire (en cas d’absence ou de refus de se présenter de la part du bailleur ou du locataire), il est alors possible de demander à un commissaire de justice (anciennement appelé huissier de justice) de réaliser un constat locatif (loi du 6 juillet 1989). Celui-ci devra informer les deux parties, par lettre recommandée avec accusé de réception et au moins 7 jours à l’avance de la date à laquelle il réalisera le constat locatif.
Législation et réglementation en vigueur en France
En France, l’état des lieux est encadré par la législation. Ces dispositions légales visent à protéger les droits des locataires comme des propriétaires. Voici les plus importantes :
- La loi du 6 juillet 1989 : Elle établit les droits et les obligations des locataires et des propriétaires, y compris les règles le concernant.
- Le décret du 1er août 2014 : Ce décret précise le plafonnement des honoraires imputables aux locataires.
- Le décret du 30 mars 2016 : Ce décret détaille son contenu ainsi que les mentions obligatoires.
- L’arrêté du 23 février 2022 : Cet arrêté fixe les tarifs réglementés des commissaires de justice.
Quel est le prix d’un état des lieux ?
Il peut varier en fonction du cas de figure. En général, il existe trois principales options pour le réaliser : le faire soi-même, faire appel à une agence immobilière ou engager un commissaire de justice, en cas de désaccord.
Si vous choisissez de le réaliser vous-même, alors vous n’aurez aucun coût supplémentaire, à moins que vous n’ayez besoin d’acheter des fournitures telles qu’un carnet de notes, un mètre ruban ou un appareil photo.
Une agence immobilière facturera ce service de manière très variable selon les cas. En effet, les tarifs peuvent être fixes, basés sur un forfait, ou calculés en fonction de la taille et de la complexité du bien. En général, il est inclus dans le mandat de location comprenant aussi la recherche de locataires, l’organisation de visites et la rédaction du bail. Le prix de ce service s’élève habituellement à l’équivalent d’un mois de loyer.
Il faut savoir que les frais de l’état des lieux d’entrée peuvent être partagés entre le propriétaire et le locataire, dans la limite suivante : ce dernier ne peut pas payer davantage que le minimum entre la moitié des frais facturés par l’agence immobilière et 3 €TTC par m² de surface habitable.
Par exemple, pour un appartement de 25 m² et une prestation de l’agence immobilière de 200 €, la part payée par le preneur ne peut excéder le minimum entre 100 € (200/2) et 75 € (25 x 3). Celui-ci règlera donc 75 € et les 125 € restants seront à la charge du bailleur.
En revanche, la totalité du coût de l’état des lieux de sortie est à la charge du propriétaire.
Quant aux honoraires du commissaire de justice, ils varient en fonction de la surface du bien à inspecter. Voici les tarifs HT (TVA non incluse) des frais d’acte :
Inférieure ou égale à 50 m² : 109,58 €
Supérieure à 50 m² et inférieure ou égale à 150 m² : 127,67 €
Supérieure à 150 m² : 191,51 €
À cela s’ajoutent les frais pour émettre les lettres de convocation de 14,90 € et les frais de déplacement de 8,80 €.
Sources : Articles A444-27, A444-43 et A444-48 du Code de Commerce
Au cas où vous auriez recours à ses services, sachez que les coûts seront partagés à part égale entre les deux parties.
Les étapes préliminaires
Avant le jour J, certaines étapes préliminaires sont essentielles pour vous préparer de manière efficace.
Réunir les documents nécessaires
Pour réaliser un rapport le plus complet possible, nous vous conseillons de :
- Prendre le contrat de location : Assurez-vous d’en avoir une copie à portée de main. En effet, celui-ci contient les renseignements importants concernant le bien et les parties impliquées. Il vous permettra de compléter l’en-tête.
- Dresser la liste complète des aménagements intérieurs : Notez tous les équipements fournis et présents, tels que les appareils électroménagers, les meubles ou les accessoires. Cela vous aidera à vérifier leur condition au moment de votre inspection.
- Passer en revue les différentes pièces : Le bien peut comporter une entrée, un salon, une salle à manger, une cuisine, un cellier, une buanderie, des chambres (vous pouvez raisonner par numéro ou par position dans le logement), des salles de bain. Par ailleurs, il ne faut pas oublier les annexes comme un garage, un grenier, une cave, une terrasse, un balcon, etc.
- Reprendre l’état des lieux d’entrée : Étant donné qu’il a été établi lors de la prise en location du bien, il est préférable de le prendre comme référence. Si vous réalisez un état des lieux de sortie, cela vous permettra d’effectuer des comparaisons entre les deux périodes sur le niveau d’usure des aménagements et la vétusté du bien.
Planifier l’état des lieux
Une fois que vous vous êtes coordonnés pour déterminer un créneau horaire, nous vous conseillons vivement de prévoir suffisamment de temps. En effet, l’inspection peut prendre du temps, surtout pour un logement plus spacieux. C’est pour cela qu’il est indispensable de prévoir une marge confortable pour la réaliser le plus minutieusement possible. Par exemple, si vous êtes locataire, il est préférable de la réaliser le lendemain ou les jours suivants votre déménagement que le jour même, pour éviter que la fatigue ne vous conduise à précipiter les choses.
De plus, il vaut mieux s’assurer que toutes les parties soient présentes ou représentées, de manière à éviter tout litige ultérieur.
La communication entre les parties
Tout d’abord, si vous avez connaissance de problèmes ou de dommages préexistants, informez-en le propriétaire/bailleur à l’avance et n’attendez pas l’état des lieux de sortie. Cela permettra d’éviter tout malentendu. Ensuite, si vous avez des questions ou des points spécifiques à vérifier, n’hésitez pas à les poser le jour même, au moment de la rencontre. Cela clarifiera les choses et facilitera l’inspection.
Comment se préparer à un état des lieux ?
La préparation avant le rendez-vous est cruciale pour les deux parties, de manière à ce que tout se fasse efficacement et rapidement.
Qu’apporter avec soi
Il est essentiel de se munir de quelques indispensables, surtout si vous n’êtes pas accompagné par un agent immobilier.
D’une part, veillez à prendre avec vous un carnet de notes ou un bloc de papier. Cela vous permettra de prendre des notes détaillées pendant l’inspection. Vous pouvez aussi imprimer votre document au format papier et le remplir directement sur place.
D’autre part, il est préférable d’apporter un appareil photo ou un téléphone portable avec appareil photo. Prenez des photos des différentes pièces, des installations et des éventuels dommages constatés. Ces photos serviront de preuves visuelles lors de la finalisation du rapport.
Par ailleurs, un mètre ruban peut s’avérer utile, de même qu’une lampe de poche, pour inspecter les zones sombres ou difficiles d’accès.
Enfin, vérifiez l’accès au logement. Assurez-vous d’avoir toutes les clefs ou codes nécessaires pour accéder à toutes les pièces ainsi que les annexes.
La check-list des éléments à inspecter
Afin de faciliter l’inspection, il est recommandé d’avoir une check-list des principaux points à contrôler. Voici quelques idées dont vous pouvez vous inspirer selon les cas :
- Les murs, les sols et les plafonds : Vérifiez s’il y a des fissures, des taches, des traces d’humidité ou des défauts apparents.
- Les portes et les fenêtres : Assurez-vous qu’elles s’ouvrent et se ferment correctement, et vérifiez les serrures, les poignées et les joints d’étanchéité.
- Les aménagements intérieurs : Inspectez les équipements fournis tels que les appareils électroménagers, les meubles, les installations sanitaires, le système de chauffage, etc. Vérifiez leur bon fonctionnement et signalez tout dysfonctionnement ou dommage.
- Les installations d’électricité, eau, gaz : Il serait préférable de contrôler que toutes les ampoules s’allument, qu’il n’y a pas de fuite dans les toilettes ou les salles de bain, que la chaudière à gaz et/ou le ballon d’eau chaude fonctionnent correctement.
- Les dispositifs de sécurité : Assurez-vous que les détecteurs de fumée et les dispositifs de sécurité obligatoires sont présents et opérationnels.
- Les espaces extérieurs : Si le bien comprend un jardin, une terrasse ou un balcon, inspectez-les également. Vérifiez les clôtures, les revêtements de sol, les éventuels aménagements extérieurs, etc.
Comment se fait l’état des lieux ?
Cela demande une approche méthodique et précise.
Méthodologie d’inspection
Pour être le plus efficace possible, nous vous conseillons de commencer par une inspection pièce par pièce. Parcourez le logement de manière systématique, en commençant par une pièce et en poursuivant dans un ordre logique. Cela vous permettra de ne rien oublier et de vous assurer de couvrir tous les aspects du bien.
Ensuite, soyez méthodique dans votre approche. Lors de l’inspection de chaque pièce, suivez un ordre logique en examinant les points suivants : les murs, les sols, les plafonds, les portes, les fenêtres, les meubles, etc. Cela facilitera la consignation des observations émises par les deux parties ainsi que la comparaison avec le degré d’usure initial.
Et le plus important de tout, prenez votre temps. Accordez une attention particulière aux détails. Soyez minutieux dans votre observation, en notant tout ce qui vous semble important, même les éléments en apparence mineure.
Relever les détails importants
Il est crucial de relever tous les détails qui vous semblent importants pour une documentation précise. Pour cela, n’hésitez pas à utiliser la photographie. Prenez des photos claires et nettes de chaque pièce et des éventuels dommages. Les photographies serviront de preuves visuelles et faciliteront la compréhension des points mentionnés dans le rapport.
Dans un deuxième temps, prenez des notes en utilisant un carnet de notes ou un bloc de papier pour consigner les détails importants tels que les défauts, les marques, les taches ou les problèmes constatés. Soyez précis dans vos descriptions pour une documentation complète.
Documenter les éventuels dommages ou défauts
Il est indispensable de documenter tous les éventuels dommages ou défauts constatés. Vous pouvez commencer par les décrire en détails en utilisant des termes précis. Mentionnez leur emplacement, leur nature et leur étendue.
Ensuite, prenez des photographies claires et détaillées des dommages. Assurez-vous que les photos reflètent fidèlement les constatations effectuées, en mettant en évidence les problèmes rencontrés.
Enfin, indiquez les éventuelles détériorations dans le rapport. Transférez toutes les informations consignées, y compris les descriptions détaillées et les photographies, dans le rapport final. Assurez-vous que les dommages sont clairement mentionnés et associés à la pièce correspondante.
Établissement du rapport d’état des lieux
Une fois l’inspection terminée, il est essentiel de rédiger un rapport complet, clair et précis.
La structure du rapport
Pour assurer la clarté et la cohérence du rapport, nous vous recommandons de suivre une structure bien définie. Voici tout ce qui devrait figurer dans le rapport, conformément au décret de 2016 :
- Identité et coordonnées des deux parties : Incluez les renseignements sur chacune des parties telles que le nom et les coordonnées du propriétaire/bailleur (ou sa raison sociale si c’est une personne morale), du locataire et de toute autre personne présente ou représentée lors de l’inspection, la date et l’adresse complète du bien.
- Description du bien : Donnez une description détaillée du bien, en mentionnant le type de logement, le nombre de pièces, les installations et meubles fournis et toutes les caractéristiques qu’il vous semblera utile de mentionner.
- Situation initiale : Décrivez-la en vous référant à l’état des lieux d’entrée et en utilisant des termes précis. Choisissez une catégorie pour chacune des différentes pièces, des installations, voire des meubles. Vous avez le choix entre : Neuf, Bon, Passable (état d’usage) ou Mauvais (vétuste).
- Situation actuelle : Faites une comparaison, en soulignant les éventuels dommages ou défauts constatés. Utilisez une approche systématique en couvrant chaque pièce et en détaillant les observations.
- Observations ou désaccords : Si l’une des parties souhaite faire des observations ou exprimer son désaccord par rapport au rapport, il est possible d’ajouter des commentaires supplémentaires dans une section dédiée. Cela permet de prendre en compte les points de vue divergents et de documenter les désaccords éventuels. Indiquez si des réparations ou des actions supplémentaires sont nécessaires.
- Signatures : Après avoir lu attentivement le rapport, les parties impliquées doivent indiquer leur accord sur son contenu. Pour cela, elles doivent parapher chaque page du rapport, puis dater et signer la dernière page.
Notre modèle gratuit d’état des lieux
Pour vous faciliter la tâche, nous mettons à votre disposition un modèle gratuit. Celui-ci vous permettra de consigner de manière organisée tous les renseignements et les observations effectuées lors de l’inspection. Vous pourrez y enregistrer les détails de chaque pièce, les éventuels dommages ou défauts constatés, et y joindre les photographies prises pendant l’inspection.
ÉTAT DES LIEUX
Type d’état des lieux (entrée ou sortie)
Le présent document doit être établi de façon contradictoire entre les deux parties lors de la remise des clés au locataire et lors de leur restitution en fin de bail, conformément à l’article 3 de la Loi n°89-462 du 6 juillet 1989. Il fait partie du contrat de location, dont il ne peut être dissocié. L’état des lieux d’entrée peut être complété par le locataire dans les 10 jours suivant sa tenue (et pendant le 1er mois de chauffe pour les dispositifs de chauffage).Date de réalisation de l’état des lieux d’entrée
Localisation du logement (adresse complète, étage)
Type de logement (appartement, maison)
Nombre de pièces
Nom et adresse du domicile du bailleur ou de son mandataire (si c’est une personne morale, dénomination et adresse du siège)
Nom et adresse du domicile du locataire ou de son mandataire (si c’est une personne morale, dénomination et adresse du siège)
Adresse du nouveau domicile du locataire (en cas d’état des lieux de sortie)
Relevé des compteurs
Eau
Gaz
Electricité
Remise des clefs
Détail des clefs remises (entrée de l’immeuble, porte d’entrée, boîte aux lettres, cave, garage, etc.) et nombre d’exemplaires
Description des installations d’eau chaude et de chauffage
Type d’installation d’eau chaude (chauffe-eau électrique, au gaz, ballon d’eau chaude, etc.)
Type d’installation de chauffage (gaz, électrique, pompe à chaleur, etc.)
Nombre de radiateurs
Pièce n°1 : (désignation et position dans l’appartement ou la maison)
Murs
État : Neuf, Bon, Passable, Mauvais
Relevé initial
Commentaires
Indication des éventuels problèmes (fissures, traces, etc.) et des mesures à prendre
Sol
État : Neuf, Bon, Passable, Mauvais
Relevé initial
Commentaires
Indication des éventuels problèmes (fissures, tâches, etc.) et des mesures à prendre
Plafond
État : Neuf, Bon, Passable, Mauvais
Relevé initial
Commentaires
Indication des éventuels problèmes (fuites, fissures, etc.) et des mesures à prendre
Vitrage et volets
État : Neuf, Bon, Passable, Mauvais
Relevé initial
Commentaires
Indication des éventuels problèmes (fuites, dommages, etc.) et des mesures à prendre
Inventaire
Liste complète des meubles, des installations et de l’électroménager présents, en spécifiant leur degré d’usure et en notant d’éventuels défauts ou dommages (n’oubliez pas les éclairages, les interrupteurs, et les prises électriques)
Photographies
Joindre des photographies de chaque pièce, en mettant en évidence les éventuels dommages ou défauts constatés.
Ensuite, vous pouvez dérouler ce détail autant de fois qu’il y a de pièces dans le logement.
Observations et commentaires :
Signatures :
Chacune des parties, le locataire, le propriétaire/bailleur ou leurs représentants respectifs, doit dater et signer la dernière page, indiquer le lieu, précédé de la mention « Bon pour accord ».
Est-il obligatoire de signer un état des lieux ?
En France, il n’est pas obligatoire le de signer, mais il est fortement recommandé de le faire. La signature du document atteste de l’accord des parties sur les constatations effectuées au moment de l’inspection. Cela protège à la fois le propriétaire/bailleur et le preneur en cas de contestation ultérieure. Il est absolument indispensable de lire attentivement le contenu du rapport avant de le signer, en s’assurant que tous les renseignements et les observations sont corrects et complets. En cas de désaccord, il est possible d’ajouter des commentaires ou de demander des modifications avant de signer. Tant que vous n’êtes pas satisfait, ne signez pas, car cela vaut acceptation.
En cas de refus d’une des parties de signer, il est alors possible de faire appel à un commissaire de justice qui procèdera à une nouvelle inspection. Par ailleurs, tout ce qui sera mentionné fera foi et ne pourra être contesté par aucune des parties.
La gestion des désaccords et des litiges
Il existe des situations où malheureusement des désaccords et des litiges surviennent. Voici quelques pistes pour les résoudre.
Comment ne pas se faire avoir lors d’un état des lieux ?
Pour éviter les désagréments, voici quelques conseils pour vous protéger et les pièges à éviter lors de la signature du bail ou au moment du départ et de la remise des clefs.
D’une part, assurez-vous d’être présent lors de l’inspection et examinez attentivement chaque partie du logement. Prenez des notes, posez des questions et signalez tous les problèmes ou dommages que vous observez.
D’autre part, utilisez des preuves tangibles. Prenez des photographies détaillées et consignez toutes les observations dans le rapport. Toutes ces traces écrites et ces images renforceront votre position en cas de contestation ultérieure.
Quelles sont les dégradations imputables au locataire ?
Tout d’abord, on parle de dégradations excessives ou intentionnelles. Les dommages causés délibérément par l’occupant, tels que des trous dans un mur, des bris de vitre, des rayures importantes sur les sols, peuvent lui être imputés.
Ensuite, cela concerne aussi le non-respect des obligations d’entretien. En effet, le locataire est responsable de l’entretien courant du bien qu’il occupe. Ainsi, s’il néglige des tâches telles que le nettoyage régulier, l’entretien des équipements ou l’élimination des moisissures, les dommages qui en résultent peuvent lui être attribués.
Enfin, il faut distingue l’usure normale de l’usure excessive. L’usure normale résultant de l’utilisation normale du logement est généralement à la charge du propriétaire/bailleur. Cependant, une usure excessive due à une utilisation abusive ou négligente peut être imputée à l’occupant.
Dans ce cas, des retenues peuvent être effectuées sur la caution, au titre des réparations à effectuer.
Quel est le délai pour contester un état des lieux sortant ?
La limite pour le contester est de trois ans après apparition du litige.
La résolution amiable des désaccords
Dans un souci d’efficacité et de rapidité, il est souvent préférable d’essayer de régler les désaccords par la communication et le compromis.
Dans un premier temps, nous vous conseillons de commencer par communiquer avec l’autre partie. Soyez prêt à négocier et à trouver un terrain d’entente. Vous pouvez le faire par mail d’abord, puis par courrier recommandé avec accusé de réception pour garder des traces de vos échanges.
Dans un deuxième temps, si la communication directe ne permet pas de résoudre vos divergences, alors vous pouvez envisager de recourir à une médiation ou à une conciliation. La Commission Départementale de Conciliation (CDC) ou le conciliateur de justice pourront vous accompagner gratuitement dans votre démarche.
Si la conciliation ne fonctionne pas, alors vous pouvez vous tournez vers le juge des contentieux de la protection. C’est un juge spécialisé du tribunal judiciaire et du tribunal de proximité qui gère aussi les litiges concernant les contrats de bail.
Récapitulatif des points clés : Réaliser un état des lieux
Après avoir exploré en détail le sujet, voici un récapitulatif qui vous permettra d’avoir une vue d’ensemble des principales actions à mener pour réaliser un état des lieux.
- Rassemblez les informations et les documents nécessaires, planifiez et fixez un horaire qui convienne à toutes les parties.
- Emportez un carnet de notes, un appareil photo, et si besoin, un mètre ruban, une lampe de poche. Utilisez une check-list pour vous rappeler les points essentiels à inspecter dans chaque espace.
- Au moment de l’inspection, procédez pièce par pièce de manière méthodique. Documentez les éventuels dommages ou défauts de manière précise, en utilisant des photographies et des descriptions détaillées. Pour être valable, le rapport doit être signé par les deux parties.
- Favorisez la résolution des divergences en communiquant, en cherchant des solutions par la négociation et en rédigeant des accords écrits. Si nécessaire, envisagez des recours juridiques en consultant un avocat spécialisé.
Conclusion
Bien préparer l’état des lieux est essentiel pour protéger vos intérêts en tant que locataire ou propriétaire/bailleur. En suivant les étapes décrites dans cet article et en adoptant une approche méthodique, vous serez en mesure de mener à bien l’inspection, de documenter de manière précise le degré d’usure de chacun des éléments du logement ou du local et de prévenir les éventuels litiges. Rappelez-vous de rassembler toutes les informations nécessaires, de communiquer efficacement avec l’autre partie et de consigner les détails importants dans un rapport complet et exhaustif. En cas de désaccords ou de litiges, privilégiez la résolution amiable, mais n’hésitez pas à recourir à des moyens juridiques si nécessaire. Une préparation minutieuse vous permettra de vous engager dans une relation locataire-propriétaire plus transparente et de préserver vos droits et votre tranquillité d’esprit.